Załącznik nr II
Regulacje w sprawie wdrażania Mechanizmu Finansowego EOG oraz Norweskiego Mechanizmu Finansowego na lata 2009-2014
Załącznik 12 - Zasady ustanawiania i wdrażania programów partnerskich z Darczyńcami w ramach obszaru programowego „Badania w
ramach obszarów priorytetowych” i „Dwustronna współpraca badawcza”

Załącznik 12
Zasady ustanawiania i wdrażania programów partnerskich z Darczyńcami w ramach obszarów programowych „Badania w ramach obszarów priorytetowych” i „Dwustronna współpraca badawcza”

Programy partnerskie z Darczyńcami w ramach obszaru programowego „Badania w ramach obszarów priorytetowych” i „Dwustronna współpraca badawcza” są ustanawiane i wdrażane zgodnie  z  Regulacjami  i  niniejszym załącznikiem. Następujące artykuły Regulacji nie będą miały zastosowania do programów partnerskich z Darczyńcami  w  ramach  obszaru  programowego
„Badania  w  ramach  obszarów  priorytetowych”  i
„Dwustronna  współpraca  badawcza”:  artykuł  3.3
Komitet Współpracy, artykuł 6.1 Tryby wyboru, artykuł 6.3 Nabór wniosków, artykuł 6.4 Komitet ds. Wyboru Projektów, artykuł 6.5 Procedury wyboru, artykuł 7.4 Koszty pośrednie projektu (koszty ogólne), artykuł 7.13 Udokumentowanie wydatków,   artykuł   8.2   Zaliczki   i   artykuł   8.3
Płatności okresowe.

1.    Cele partnerskiego programu badawczego

Celem   programów   partnerskich   z   Darczyńcami dotyczących badań naukowych jest rozwój wiedzy opartej na badaniach w Państwach-Beneficjentach poprzez rozszerzoną współpracę w obszarze badań naukowych  pomiędzy  Państwem-Beneficjentem i Państwem-Darczyńcą/Państwami-Darczyńcami. Współpraca   ta   ma   być   oparta   na   równych partnerstwach pomiędzy ośrodkami badawczymi w Państwie-Darczyńcy/Państwach-Darczyńcach         i ośrodkami w Państwach-Beneficjentach, przy czym główną   rolę   odgrywają   ośrodki   w   Państwach- Beneficjentach.

Programy badawcze będą generować korzyści na kilku płaszczyznach: Operatorów Programów, Beneficjentów, partnerów projektu, jak również badaczy, wliczając kandydatów posiadających stopień doktora, doktorantów oraz absolwentów z tytułem magistra.

Głównymi rezultatami programów badawczych będą wyniki badań, włączając publikacje naukowe, przekazane zgłoszenia patentowe oraz liczba doktorantów  otrzymujących wsparcie ze środków

programu. Programy badawcze podniosą możliwości i kompetencje Operatorów Programu, Beneficjentów, partnerów projektu oraz badaczy.

Programy badawcze przygotują Beneficjentów, partnerów projektu oraz badaczy do dalszej współpracy badawczej w ramach Europejskich Programów Ramowych dotyczących badań naukowych,      rozwoju  technologicznego oraz działań demonstracyjnych, jak również (jeśli dotyczy) współpracy w ramach innych programów europejskich. Programy badawcze wspomogą rozwój Europejskiego Obszaru Badawczego.

Programy badawcze odzwierciedlają oraz promują ogólne zasady opisane w Europejskiej Karcie Badacza oraz Kodeksie Postępowania przy Rekrutacji Badaczy.

Programy badawcze dopuszczają uczestnictwo podmiotów z krajów trzecich, jeśli jest ono uzasadnione pod względem zwiększonego wkładu w   osiąganie   celów   wyznaczonych   w   ramach danego programu badawczego.

2.    Wdrażanie programu badawczego

2.1  Operator Programu

Poza  postanowieniami zawartymi w  artykule 4.7
Regulacji, do obowiązków Operatora Programu należą również:

a)    przygotowywanie rocznych planów prac, budżetów i raportów do zatwierdzenia przez Komitet Programu;

b) ogłaszanie naborów wniosków oraz rozpowszechnianie informacji o programie przed ich ogłoszeniem;

c)   ustanawianie bazy danych niezależnych ekspertów;

d)   wyznaczanie niezależnych ekspertów do asystowania przy ocenianiu wniosków;

Regulacje w sprawie wdrażania Mechanizmu Finansowego EOG oraz Norweskiego Mechanizmu Finansowego na lata 2009-2014
Załącznik 12 - Zasady ustanawiania i wdrażania programów partnerskich z Darczyńcami w ramach obszaru programowego „Badania w
ramach obszarów priorytetowych” i „Dwustronna współpraca badawcza”

e)  przygotowywanie listy rankingowej na podstawie ocen ekspertów, która będzie przedłożona Komitetowi Programu w celu uzyskania  rekomendacji w  sprawie wyboru wniosków mających ostatecznie otrzymać dofinansowanie;

f)     podpisywanie           umów           pomiędzy
Operatorem Programu i Beneficjentem;

g) pełnienie   funkcji   sekretarskich   / administracyjnych względem Komitetu Programu oraz

h) przygotowywanie      i      publikowanie wytycznych.

2.2  Komitet Programu

Operator Programu ustanawia pięcioosobowy Komitet Programu, w którego skład wchodzą przedstawiciele z Państwa-Darczyńcy / Państw Darczyńców i Państwa-Beneficjenta. W skład Komitetu Programu wchodzą członkowie społeczności badawczej  oraz  główni  użytkownicy badań w Państwie-Darczyńcy / Państwach- Darczyńcach i w Państwie-Beneficjencie. Partner / partnerzy programu z kraju Darczyńcy / krajów Darczyńców wyznaczą przedstawicieli ze strony Darczyńców.

Przewodnictwo w  Komitecie  Programu  obejmuje przedstawiciel z Państwa-Beneficjenta.

Przedstawiciele Komitetu Mechanizmów Finansowych (KMF)   / Norweskiego Ministerstwa Spraw  Zagranicznych (NMFA),  Krajowego  Punktu Kontaktowego (KPK) oraz innych właściwych ministerstw Państw-Darczyńców i Państw- Beneficjentów są zapraszani do uczestnictwa w roli obserwatorów.

Wszystkie dokumenty Komitetu Programu są w języku angielskim oraz, jeśli uważa się to za konieczne, w języku właściwym dla danego Państwa-Beneficjenta. Spotkania Komitetu Programu są przeprowadzane w języku angielskim.

Do zadań Komitetu Programu należy:

a)    zatwierdzanie   kryteriów    wyboru    oraz treści ogłoszenia o naborze wniosków;

b)    rekomendowanie Operatorowi Programu wniosków mających ostatecznie otrzymać dofinansowanie;

c)  przegląd postępu w osiąganiu celów programu;

d) monitorowanie  wdrażania  programu badawczego przez Operatora Programu;

e)    przegląd rocznych raportów z programu;

f) sugerowanie   Państwu-Darczyńcy   / Państwom-Darczyńcom i Państwu- Beneficjencie przeglądów programu badawczego mających ułatwić osiąganie celów programu; oraz

g) przyjmowanie       Przewodnika       dla Wnioskodawców oraz wytycznych dla ewaluatorów.

Komitet Programu spotyka się co najmniej raz w roku. Spotkania są zwoływane przez Operatora Programu. Główne elementy dyskusji oraz decyzje podjęte podczas spotkania są odnotowane w protokole posiedzenia. Protokół jest przygotowany przez Operatora Programu oraz przesłany do członków Komitetu Programu nie później niż 10 dni roboczych od zakończenia spotkania.

2.3  Zasady współpracy

Główną metodą współpracy są wspólne projekty badawcze. Zasady współpracy dla indywidualnych projektów badawczych są opisane w dokumentacji programu, następujących naborach wniosków oraz związanych z tym Przewodnikach dla Wnioskodawców.

Program badawczy może również wspierać działania  promujące zwiększoną  mobilność badaczy i studentów, jak również zacieśnianie współpracy instytucjonalnej pomiędzy Państwem- Darczyńcą / Państwami-Darczyńcami i Państwem- Beneficjentem. Program może wspierać reintegrację badaczy po ich pobycie za granicą.

Projekty są wybierane na drodze naboru wniosków zaakceptowanych przez Komitet Programu. Ich treść,  forma  i  publikacja są  zgodne z  umową  w sprawie programu oraz niniejszym załącznikiem.

2.3.1.  Kwalifikowalność partnerów programu

Wszystkie instytucje sektora publicznego i prywatnego oraz organizacje pozarządowe są kwalifikowalne do pełnienia funkcji partnerów projektów, którzy są czynnie zaangażowani we

2

Regulacje w sprawie wdrażania Mechanizmu Finansowego EOG oraz Norweskiego Mechanizmu Finansowego na lata 2009-2014
Załącznik 12 - Zasady ustanawiania i wdrażania programów partnerskich z Darczyńcami w ramach obszaru programowego „Badania w
ramach obszarów priorytetowych” i „Dwustronna współpraca badawcza”

wdrażanie projektu oraz wnoszą do niego znaczący wkład.

Partnerzy projektu z poza krajów Państwa- Beneficjenta lub Państwa-Darczyńcy / Państw- Darczyńców uczestniczą w projekcie na tych samych warunkach co partnerzy z Państwa- Beneficjenta i Państwa-Darczyńcy / Państw- Darczyńców i mogą ale nie są uprawnieni do otrzymania środków pieniężnych z programu badawczego.

Mając na względzie ogólne cele programu oraz Mechanizmu Finansowego EOG oraz Norweskiego Mechanizmu Finansowego na lata 2009-2014, jak również  zamiarem  właściwego wdrażania, Operator Programu, za zgodą Komitetu Programu, może zaproponować ograniczenia w kwalifikowalności partnerów projektu. Takie ograniczenia, jeśli są zatwierdzone przez KMF lub NMSZ, są wyraźnie określone w umowie w sprawie programu.

2.3.2   Nabór wniosków

Nabory  wniosków  są  organizowane  przez Operatora Programu. W propozycji programu, Operator Programu wyjaśnia metody promocji, szacowane ramy czasowe oraz liczbę naborów.

Nabory  wniosków spełniają  co  najmniej następujące warunki:

(a)   odzwierciedlają i promują cele programu badawczego;

(b)  wyraźnie   definiują   tytuł,   zakres   oraz obszar tematyczny naboru;

(c) wskazują     grupy     docelowe     oraz potencjalnych wnioskodawców i partnerów projektów;

(d) opisują które typy badań (podstawowe, stosowane) oraz które typy projektów będą wspierane;

(e) określają kryteria kwalifikowalności dla danego  naboru,  zapewniając takie  same warunki formalne dla wszystkich współzawodniczących wnioskodawców;

(f)   określają minimalną ilość partnerów projektów w ramach partnerstw;

(g)   określają okres kwalifikowalności projektów;

(h)  opisują zasady i procedury składania wniosków, z uwzględnieniem dostępności wstępnej oceny wniosków;

(i)    opisują zasady i procedury oceniania złożonych wniosków;
(j)    zawierają opis procesu wyboru projektów; (k)   zawierają opis procesu negocjacji i
przyznawania finansowania ;

(l)    określają kryteria oceny, wyboru oraz przyznawania finansowania w ramach naboru, z uwzględnieniem punktacji, jej wag oraz wartości progowych;

(m) określają które typy wydatków są kwalifikowalne

(n)  wyraźnie określają całkowitą alokację dostępną dla projektów w danym naborze, jak również minimalną i
maksymalną sumę finansowania projektu;

(o)  zawierają postanowienia na temat modelu płatności;

(p)  wyraźnie określają wymagania dotyczące współfinansowania;

(q)  wyraźnie informują o terminie zakończenia naboru, który następuje nie wcześniej niż 2 miesiące od daty publikacji naboru.  Wskazanie terminu zakończenia naboru zawiera dokładną datę oraz godzinę wygaśnięcie naboru;

(r)   określają sposób składania wniosków oraz ilość (jedna lub więcej) wymaganych kopii wniosków;

(s) zawierają   wyraźne   odniesienia   lub elektroniczny link do formularza aplikacyjnego i podręcznika użytkownika (Przewodnik dla Wnioskodawców);

(t) zawierają   wyraźne   odniesienia   do informacji dodatkowych na temat naboru, z	uwzględnieniem      odniesienia      do niniejszego dokumentu i wytycznych przyjętych przez Komitet Programu lub przygotowanych przez Operatora Programu, właściwych dla danego naboru;

3

Regulacje w sprawie wdrażania Mechanizmu Finansowego EOG oraz Norweskiego Mechanizmu Finansowego na lata 2009-2014
Załącznik 12 - Zasady ustanawiania i wdrażania programów partnerskich z Darczyńcami w ramach obszaru programowego „Badania w
ramach obszarów priorytetowych” i „Dwustronna współpraca badawcza”

(u) zawierają  informacje  kontaktowe  do przedstawienia zapytań oraz określają ramy czasowe dla udzielania odpowiedzi na te zapytania; oraz

(v) są  szeroko  promowane  z  zamiarem dotarcia do wszystkich potencjalnych wnioskodawców i partnerów projektów.

Do publikacji naboru używa się strony internetowej Operatora  Programu,  krajowych  stron  dla programu badawczego oraz krajowych, regionalnych oraz lokalnych mediów. Gdzie jest to stosowne, użyte są publikacje branżowe oraz inne narzędzia internetowe.

Wszelkie ograniczenia co do publikacji są uzasadnione w propozycji programu.

Nabór jest opublikowany na stronie internetowej Operatora Programu w  języku/językach właściwego Państwa-Beneficjenta i w    języku angielskim.

KMF/NMSZ jest  informowany o  każdym naborze wniosków co najmniej cztery tygodnie przed jego ogłoszeniem, oraz przedkładane mu jest angielskie tłumaczenia treści każdego ogłoszenia o naborze wniosków.
W przypadkach, w których KMF / NMFA uzna, że
procedura naboru wniosków nie jest zgodna z ramami prawnymi EOG lub z ramami prawnymi Norweskiego  Mechanizmu  Finansowego  na  lata
2009-2014 określonymi w art. 1.4 Regulacji, KMF / NMFA może, najpóźniej na dwa tygodnie przed planowaną datą jego ogłoszenia, wystąpić z umotywowanym wnioskiem o zmodyfikowanie naboru wniosków. Nabór wniosków ogłasza się wyłącznie w  momencie, w  którym KMF /  NMFA uzna, że jest on zgodny z ramami prawnymi wskazanymi powyżej.

2.4  Prawo własności intelektualnej

Zasady  rządzące  rozpowszechnianiem rezultatów badań zapewniają, aby (gdzie jest to stosowne) uczestnicy chronili własność intelektualną wygenerowaną w finansowanych projektach, oraz stosowali i rozpowszechniali te rezultaty

Programy badawcze odzwierciedlają i promują ogólne zasady w  sprawie zarządzania własnością intelektualną   w   zakresie   działań   związanych  z

transferem wiedzy, rekomendowane przez Komisję Europejską, Kodeks Postępowania dla uniwersytetów i innych publicznych organizacji badawczych przyjęty 10 kwietnia 2008, oraz Zasady i Wytyczne OECD Dotyczące Dostępu do Wiedzy w Naukach Ścisłych i Humanistycznych z 22 października 2003.

‘Foreground’      oznacza rezultaty, wliczając informacje niezależnie od tego czy mogą one być chronione, które są wygenerowane przez projekt. Do tychże rezultatów wlicza się prawa związane z prawami autorskimi, prawami do wzoru, prawami patentowymi, prawami związanymi z oznaczeniem nowych  gatunków roślin  lub  podobne  typy ochrony.

‘Foreground’ pochodzący z prac wykonanych w projektach  w   programie  badawczym  jest własnością uczestnika wykonującego prace generujące ten ‘foreground’.

W przypadku gdy kilku uczestników razem wykonało pracę generującą ‘foreground’ i jeśli ich indywidualny udział w  tejże  pracy nie  może być ustalony, są oni współwłaścicielami (joint ownership) tychże rezultatów (‘foreground’).

Zawierana jest umowa w sprawie alokacji oraz warunków korzystania z współwłasności zgodnie z warunkami umowy o dofinansowanie.

Przed zawarciem umowy o współwłasności , każdy współwłaściciel ma prawo do przyznawania licencji bez prawa wyłączności stronom trzecim, bez prawa do udzielania sublicencji, jeśli spełnione są następujące warunki:

(a)   inni  współwłaściciele  muszą  być  o  tym wcześniej poinformowani; oraz

(b)  muszą  oni  otrzymać  słuszną  i  właściwą rekompensatę.

‘Background’ oznacza informacje posiadane przez beneficjentów przed przystąpieniem do umowy w sprawie  projektu,  jak  również  prawa  autorskie  i inna prawa do własności intelektualnej, które odnoszą się  do tychże informacji, których użycie było zadeklarowane przed przystąpieniem do projektu,  i  które  są  potrzebne  do  realizowania

4

Regulacje w sprawie wdrażania Mechanizmu Finansowego EOG oraz Norweskiego Mechanizmu Finansowego na lata 2009-2014
Załącznik 12 - Zasady ustanawiania i wdrażania programów partnerskich z Darczyńcami w ramach obszaru programowego „Badania w
ramach obszarów priorytetowych” i „Dwustronna współpraca badawcza”

projektu lub stosowania rezultatów wygenerowanych przez ten projekt.

Uczestnicy mogą zdefiniować w umowie pisemnej
‘background’ potrzebny do celów projektu oraz (gdzie jest to stosowne) ‘background’ wyłączony z projektu.

Umowa w sprawie projektu ustanawia dodatkowe prawa i obowiązki uczestników dotyczące praw rozpowszechniania, stosowania oraz dostępu.

3.    Zasady     dotyczące     składania      i     oceny wniosków

Aplikacje są przedłożone Operatorowi Programu zgodnie z niniejszym dokumentem, ogłoszeniem o naborze wniosków oraz  wytycznymi (Przewodnik dla Wnioskodawców) opracowanymi przez Operatora Programu i przyjętymi przez Komitet Programu.

Operator Programu sprawdza czy wnioski spełniają kryteria wyboru, ustalone dla programu (sprawdzenie kwalifikowalności).

Operator Programu przedkłada kwalifikowalne wnioski do niezależnej, międzynarodowej, zewnętrznej oceny eksperckiej. Wszystkie wnioski są oceniane przez co najmniej trzech niezależnych ekspertów wybranych z listy odpowiednich kandydatów.

Wnioski są wybierane i dofinansowanie przyznawane na  podstawie  następujących kryteriów wyboru, oraz wszelkich dodatkowych kryteriów określonych w ogłoszeniu o naborze wniosków:

doskonałość naukowa i/lub techniczna; zgodność  z  celami  i  zakresem obszarów priorytetowych programu badawczego; jakość     i     skuteczność     wdrażania     i zarządzania,  z  uwzględnieniem  jakości  i możliwości wdrażających wnioskodawców i    wkład    w    budowanie    zdolności    i kompetencji; oraz
potencjalny wpływ poprzez rozwój, rozpowszechnianie i stosowanie rezultatów projektu.

Operator Programu przygotowuje listę rankingową bazując na ocenie projektów przez niezależnych ekspertów. Lista rankingowa jest przedkładana Komitetowi Programu, który podejmuje decyzję o przyznaniu dofinansowania.

Informacja o wyniku procedury wyboru jest przekazywana wnioskodawcom w przeciągu dwóch tygodni od podjęcia ostatecznej decyzji przez Komitet Programu.

Umowa w sprawie projektu jest zawierana przez Beneficjenta i  Operatora  Programu. Umowa  jest zgodna z Artykułem 6.7 Regulacji. Partnerzy projektu zawierają umowę o partnerstwie zgodnie z Artykułem 6.8 Regulacji.

3.1  Wstępna ocena wniosków

Jeśli  specyfika  danego  naboru  na  to  pozwala, usługa nieformalnej, doradczej, wstępnej oceny wniosku może być zaoferowana przez Operatora Programu. Celem tejże oceny jest doradzenie potencjalnym wnioskodawcom, czy wnioski zdają się być kwalifikowalne i mieszczą się w zakres danego naboru. Jeżeli ma to zastosowanie, szczegóły procedury wstępnej oceny wniosków będą opisane we właściwym Przewodniku dla Wnioskodawców.

3.2  Składanie wniosków

Aplikacje wnioskodawców o  przyznanie wsparcia finansowego w programach badawczych są składane w formie wniosków przedłożonych Operatorowi Programu. Wnioski opisują szczegóły planowanych prac, które instytucje przeprowadzą prace oraz koszty. Operator Programu ocenia wnioski w celu określenia, które z nich posiadają wystarczająco wysoką jakość, aby otrzymać dofinansowanie. Wszystkie  wnioski  zamieszczone w odpowiedzi na ogłoszenie o naborze są oceniane przez co najmniej trzech niezależnych ekspertów.

Wnioski są  przedkładane w  wersji  elektronicznej poprzez zastosowanie określonego Elektronicznego Systemu Składania Wniosków (EPSS). Obowiązkiem Operatora Programu jest ustanowienie i zapewnienie dobrego funkcjonowania takiego systemu.  Link  do  systemu  jest  zamieszczony  w treści ogłoszenia o naborze.

5

Regulacje w sprawie wdrażania Mechanizmu Finansowego EOG oraz Norweskiego Mechanizmu Finansowego na lata 2009-2014
Załącznik 12 - Zasady ustanawiania i wdrażania programów partnerskich z Darczyńcami w ramach obszaru programowego „Badania w
ramach obszarów priorytetowych” i „Dwustronna współpraca badawcza”

Z pośród wnioskodawców w proponowanym partnerstwie,  jedynie  Beneficjent  (identyfikujący się numerem identyfikacyjnym użytkownika i hasłem) jest upoważniony do złożenia wniosku.

Wnioski zamieszczone poprzez EPSS wprowadzone są do baz danych po zamknięciu naboru. Operator Programu nie  ma  dostępu  do  wniosku do  czasu zakończenia naboru.

Wnioski przesłane w wersji papierowej, na nośnikach danych (np. CD-ROM, dyskietka), przez email lub faks nie będą uznawane jako otrzymane przez Operatora Programu.

Procedura wycofywania wniosku przez wnioskodawcę jest opisana w Przewodniku dla Wnioskodawców. Wycofany wniosek w konsekwencji nie będzie oceniany przez Operatora Programu.

W  przypadku,  gdy  otrzymano  więcej  niż  jedną kopię tego samego wniosku, jedynie najaktualniejsza, kwalifikowalna wersja jest oceniana.

Wnioski są zarchiwizowane przez cały czas w bezpiecznych warunkach.  Po  zakończeniu oceniania i wszelkich późniejszych negocjacji, wszystkie kopie wniosków, z wyjątkiem wymaganych do celów archiwizacji i/lub audytu, są niszczone.

3.3  Przyjęcie      wniosków      przez      Operatora
Programu

Rejestracji podlega data i czas otrzymania ostatecznych wersji złożonych wniosków. Po zamknięciu  naboru,  potwierdzenie odbioru wniosku jest wysyłane do wnioskodawcy w emailu zawierającym:
– tytuł wniosku, skrót oraz unikalny identyfikator wniosku (numer wniosku);
–      nazwę      programu      i/lub      obszar
działań/badań oraz identyfikator naboru, do którego wniosek był skierowany; oraz
– datę i czas otrzymania wniosku (przypadające w terminie naboru wniosków złożonych elektronicznie).

Operator Programu zwykle nie kontaktuje się z wnioskodawcami w sprawie ich wniosków do czasu zakończenia   oceny.   Niemniej   jednak,   Operator

Programu może skontaktować się z wnioskodawcą w celu doprecyzowania kwestii takich jak kwalifikowalność.

3.4  Sprawdzenie kwalifikowalności

Wnioski muszą spełniać wszystkie kryteria kwalifikowalności jeśli mają być zatrzymane do oceny.

Następujące kryteria kwalifikowalności dotyczą wszystkich wniosków złożonych w naborze:

– otrzymanie wniosku przez Operatora Programu przed ustaloną datą i czasem zakończenia naboru;
– spełnione minimalne warunki (np. liczba uczestników) określone w ogłoszeniu o naborze wniosków;
– kompletność wniosku, tj. obecność wszystkich  wymaganych  formularzy  i opisu wniosku (N.B. kompletność informacji zawartych we  wniosku będzie przedmiotem oceny ekspertów; sprawdzenie kwalifikowalności dotyczy wyłącznie sprawdzenia czy wszystkie właściwych części wniosku zostały złozone); oraz
– zakres naboru: zawartość wniosku musi być zbieżna z tematem/tematami i schematem/schematami finansowania określonymi w  naborze. Wniosek będzie uznany  za  niekwalifikowalny ze  względu na ‘zakres’ jedynie w oczywistych przypadkach.

W przypadku gdy przed, podczas lub po fazie oceniania okaże się, że jedno lub więcej kryteriów kwalifikowalności nie są spełnione, wniosek określany jest jako niewkalifikowalny przez Operatora Programu, oraz jest odsunięty od dalszego rozpatrywania.

3.5  Ocena wniosków

Ocena opiera się na kilku ogólnie przyjętych zasadach:

i) Doskonałość. Projekty wybrane do dofinansowania muszą charakteryzować się wysoką jakością w zakresie tematów i kryteriów określonych w naborach.

6

Regulacje w sprawie wdrażania Mechanizmu Finansowego EOG oraz Norweskiego Mechanizmu Finansowego na lata 2009-2014
Załącznik 12 - Zasady ustanawiania i wdrażania programów partnerskich z Darczyńcami w ramach obszaru programowego „Badania w
ramach obszarów priorytetowych” i „Dwustronna współpraca badawcza”

ii) Transparentność. Decyzje w sprawie dofinansowania   muszą   być   oparte   na jasno określonych zasadach i procedurach. Wnioskodawcy powinni otrzymać odpowiednią  informację  zwrotną  na temat rezultatu oceny ich wniosków.
iii)  Uczciwość  i  bezstronność.  Wszystkie
wnioski zamieszczone w naborze są równo traktowane. Są one bezstronnie oceniane pod względem ich wartości merytorycznej, niezależnie  od  pochodzenia lub tożsamości wnioskodawców.
iv) Poufność. Wszystkie wnioski oraz związane z nimi dane, wiedza oraz dokumenty przekazane Operatorowi Programu są traktowane poufnie.
v) Efektywność i wydajność czasowa. Ocenianie, decyzja o finansowaniu oraz przygotowywanie umów powinny być wykonane tak szybko jak to możliwe, współmiernie do konieczności zachowania wysokiej jakości oceny oraz stosowania się do ram prawnych.
vi) Względy etyczne oraz bezpieczeństwa. Wnioski, które naruszają podstawowe zasady etyczne mogą być w dowolnym czasie wyłączone z procesu oceniania, wyboru i przyznawania finansowania.

Treść nabór oraz Przewodnik dla Wnioskodawców określa sposób wdrażania powyższych zasad i procedur.

3.5.1   Rola i wyznaczanie ekspertów

Operator Programu ocenia wnioski przy wsparciu niezależnych ekspertów w celu wyboru do finansowanie tych, które charakteryzują się najwyższą jakością. Niezależny ekspert w swojej pracy występuje we własnym imieniu i nie reprezentuje żadnej organizacji. Eksperci ci są z poza organizacji Operatora Programu. Kwalifikowalne wnioski są oceniane przez co najmniej trzech niezależnych ekspertów.

Wymagane jest, aby eksperci posiadali wiedzę i umiejętności właściwe dla obszary działań, w ramach którego są zapraszani do współpracy. Poza tym, muszą oni również posiadać szerokie doświadczenie zawodowe w sektorze publicznym lub prywatnym, w jednym lub większej ilości następujących obszarów działań: badania w odpowiednich        obszarach        naukowych        i

technologicznych; administracja, zarządzanie i ocenianie projektów; wykorzystanie rezultatów badań oraz projektów dotyczących rozwoju technologicznego; transfer technologii i innowacyjność; współpraca międzynarodowa w zakresie nauki i technologii; rozwój zasobów ludzkich. Ekspertami mogą być obywatele Europejskiego Obszaru Gospodarczego.

Na  podstawie naboru aplikacji, we  współpracy z partnerem programu z krajów Darczyńców, Operator Programu przygotowuje bazę danych ekspertów zawierającą dane odpowiednich kandydatów. Jeden z naborów skierowany będzie do osób indywidualnych, podczas gdy drugi nabór skierowany będzie do odpowiednich organizacji, takich jak krajowe agencje badawcze, instytucje badawcze i przedsiębiorstwa.

Jeżeli jest to stosowne, Operator Programu może włączyć  do  tejże  bazy  danych  osoby  z odpowiednimi umiejętnościami, które nie znalazły się na liście sporządzonej na podstawie opisanych wyżej naborów.

Jako uzupełnienie dedykowanej bazy danych ustanowionej przez Operatora Programu, lub jako alternatywa do ustanawiania takiej bazy, Operator Programu zapewnienia sobie dostęp do bazy danych ekspertów przeznaczonej do użytku przez Komisję  w  procesie  oceny  projektów  w Programach Ramowych Unii Europejskiej dotyczących  Badań  Naukowych. Operator Programu wnioskuje o dostęp do baz danych ekspertów Komisji Europejskiej.

W celu ocenienia wniosków aplikacyjnych zamieszczonych w odpowiedzi na nabór, Operator Programu tworzy listę odpowiednich ekspertów (wraz z  listą  rezerwową, jeśli jest  to  konieczne). Listy są tworzone przede wszystkim z uwzględnieniem następujących kryteriów:
– wysoki poziom ekspertyzy; oraz
– odpowiedni zakres kompetencji.

Po wypełnieniu powyższych warunków, inne kryteria wyboru ekspertów są również brane pod uwagę:
– odpowiednia równowaga pomiędzy poziomem ekspertyzy akademickiej i przemysłowej oraz rolą użytkownika;
– rozsądna równowaga płci;

7

Regulacje w sprawie wdrażania Mechanizmu Finansowego EOG oraz Norweskiego Mechanizmu Finansowego na lata 2009-2014
Załącznik 12 - Zasady ustanawiania i wdrażania programów partnerskich z Darczyńcami w ramach obszaru programowego „Badania w
ramach obszarów priorytetowych” i „Dwustronna współpraca badawcza”

– rozsądne zrównoważenie pochodzenie ekspertów pod względem geograficznym; oraz
– regularna rotacja ekspertów.

W przypadku tworzenia list ekspertów, Operator Programu zwraca również uwagę, jako warunek konieczny,  na ich możliwości zakresie zrozumienia i oceny przemysłowego i/lub społecznego wymiaru oraz znaczenia politycznego tematów uwzględnionych  w  naborze.  Eksperci  muszą również posiadać odpowiednie umiejętności językowe niezbędne do oceny wniosków.

Lista ekspertów uczestniczących w sesjach oceniających jest ustalona przez Operatora Programu. Nazwiska ekspertów przypisanych do poszczególnych wniosków nie są upublicznione.

Niemniej jednak, raz w roku, Operator Programu publikuje w Internecie listę ekspertów uczestniczących w ocenianiu projektów w programie badawczym.

3.5.2   Zasady            powoływania,,            kodeks postępowania i konflikt interesów

Operator Programu współpracuje z każdym ekspertem na podstawie listu powołującego (‘appointement letter’),  który  zobowiązuje eksperta do przestrzegania kodeksu postępowania, ustanawia odpowiednie zapisy w zakresie poufności, zawiera opis pracy oraz dokładnie określa warunki płatności i zwrotu kosztów.

Przy wyznaczaniu ekspertów, Operator Programu podejmuje wszelkie niezbędne kroki w celu zapewnienia, aby eksperci uniknęli konfliktu interesów w odniesieniu do wniosków, o których wydają oni opinię. Eksperci podpisują deklarację, w której stwierdzają, że nie istnieje konflikt interesów w czasie ich wyznaczenia do pełnienia funkcji eksperckiej, oraz że poinformują Operatora Programy jeśli   taki konflikt zaistnieje podczas wykonywania ich  obowiązków.  Operator Programu, poinformowany o takiej sytuacji, podejmuje wszelkie potrzebne działania w celu usunięcia konfliktu interesów.

Ponadto, każdy ekspert potwierdza, że nie ma żadnego  konfliktu  interesów  w  momencie oceniania w odniesieniu do każdego wniosku, który ten ekspert bada.

Deklaracja     rozróżnia     ‘dyskwalifikujący’     oraz
‘potencjalny’ konflikt interesów. W przypadku gdy
dyskwalifikujący konflikt interesów jest wskazany przez eksperta lub ustalony przez Operatora Programu na podstawie wszelkich dostępnych informacji, ekspert, którego dotyczy konflikt nie uczestniczy w ocenie danego wniosku.

Zwykle, eksperci zatrudnieni przez jedną z organizacji aplikujących we wniosku są w dyskwalifikującym konflikcie interesów.

W  przypadku gdy  potencjalny konflikt interesów jest zasygnalizowany przez eksperta, lub zasygnalizowany w inny sposób Operatorowi Programu, Operator  Programu  rozważy okoliczności sprawy oraz zadecyduje na podstawie obiektywnych  elementów  informacji,  do  których ma dostęp, czy istnieje rzeczywisty konflikt. Jeśli taki konflikt ma miejsce, ekspert jest odsunięty od wykonywania prac tak, jak w przypadku konfliktu dyskwalifikującego.

3.5.3   Punktacja wniosku

Eksperci analizują kwestie podlegające ocenie pod kątem każdego kryterium oceny oraz oceniają je na skali od 0 do 5. Przyznawane mogą być połówki punktów. W przypadku każdego kryterium podlegającego ocenie, wartości punktowe oznaczają co następuje:
0    -    Wniosek    nie    spełnia    kryterium
podlegającego ocenie, lub  nie  może być oceniony ze względu na brakujące lub niekompletne informacje.
1  -  Słaby.  Kryterium  jest  spełnione  w
nieadekwatny sposób, lub istnieją w nim poważne wady.
2  -  Dostateczny. Pomimo  faktu,  że wniosek w znacznym stopniu spełnia kryterium, istnieją w nim istotne wady.
3 - Dobry. Wniosek w dużym stopniu spełnia kryterium, niemniej jednak ulepszenia będą konieczne.
4 - Bardzo dobry. Wniosek spełnia kryterium w bardzo dużym stopniu, niemniej   jednak   pewne   ulepszenia   są ciągle możliwe.
5 - Doskonały. Wniosek pomyślnie odnosi się do wszystkich właściwe aspekty kryterium. Jeżeli  istnieją  niedociągnięcia, są one mało istotne.

8

Regulacje w sprawie wdrażania Mechanizmu Finansowego EOG oraz Norweskiego Mechanizmu Finansowego na lata 2009-2014
Załącznik 12 - Zasady ustanawiania i wdrażania programów partnerskich z Darczyńcami w ramach obszaru programowego „Badania w
ramach obszarów priorytetowych” i „Dwustronna współpraca badawcza”

3.5.4   Wartości progowe

Wartości progowe dla niektórych lub wszystkich kryteriów powinny być ustanowione. Wniosek, który nie osiągnie wymaganego progu punktowego będzie odrzucony. Ponadto, próg ogólny może być również ustanowiony. Wartości progowe dla każdego kryterium oraz próg ogólny są określone w dokumentacji programowej oraz ogłoszeniu o naborze.

3.5.5   Wagi kryteriów

Zgodnie   ze   specyfiką   schematów  finansowania oraz naboru, może nastąpić decyzja o wskazaniu wag dla kryteriów. Waga każdego kryterium jest określona  w  Przewodniku  dla  Wnioskodawców oraz w późniejszych ogłoszeniach o naborach wniosków.

3.5.6   Szczegółowy opis oceny wniosków

(a) Poinstruowanie ekspertów
Operator Programu jest odpowiedzialny za poinstruowanie   ekspertów   przed   rozpoczęciem sesji oceny. Instruktaż dla ekspertów dotyczy procesów i procedur oceniania oraz stosowanych kryteriów oceny, jak   również przedmiotowych tematów badawczych oraz ich spodziewanego wpływu.

(b) Indywidualna ocena wniosków
W początkowej fazie oceniania każdy ekspert pracuje indywidualnie oraz przyznaje punkty oraz formułuje komentarze pod kątem każdego kryterium.

Eksperci sygnalizują również czy wniosek:
–  jest  całkowicie poza  zakresem danego
naboru wniosków; oraz
– porusza tematy wrażliwe etyczne.

Po zakończeniu indywidualnej oceny wniosków, ekspert wypełnia raport, który potwierdza, że osobiście zapoznał/zapoznała się on/ona z treścią wniosku oraz samodzielnie dokonał/dokonała oceny.

Jeżeli wniosek jest uznany przez wszystkich ekspertów za niezgodny z zakresem naboru, jest on uważany za niekwalifikowalny i nie może być przekazany do etapu oceny wspólnej.

(c) Ocena wspólna (‘consensus stage’)
Gdy wszyscy eksperci oceniający dany wniosek zakończą  swoją  indywidualną  pracę,  przystępuje się  do  wspólnej oceny,  która  odzwierciedla wspólne stanowisko ekspertów. Komentarze ekspertów powinny być odpowiednio sformułowane, tak aby zawarczeć je w informacji zwrotnej dla wnioskodawcy. Punktacja i komentarze są zawarte w raporcie z oceny wspólnej. Jeśli jest to wymagane, eksperci wypracowują   również   wspólne   stanowisko   na temat zakresu naboru oraz kwestii etycznych wspomnianych w punkcie (b) powyżej.

Jeśli okaże się, że  podczas wspólnej dyskusji nie jest możliwe wypracowanie wspólnego stanowiska wszystkich ekspertów na temat danego aspektu wniosku, przedstawiciel Operatora Programu odpowiedzialny za ocenę może powołać dodatkowych ekspertów do oceny wniosku.

Rezultatem etapu oceny wspólnej jest wspólny raport zatwierdzony przez wszystkich ekspertów. W przypadku gdy niemożliwym jest osiągnięcie konsensusu, raport opisuje stanowisko większości ekspertów odnotowując przy tym wszelkie rozbieżne stanowiska pozostałych ekspertów.

Operator Programu podejmie niezbędne kroki do zagwarantowania jakości wspólnego raportu ze szczególnym naciskiem na klarowność, spójność oraz odpowiednią szczegółowość. Jeśli zaistnieje konieczność wprowadzenia zmian, raport będzie zwrócony właściwym ekspertom. Podpisanie wspólnego raportu kończy etap oceny wspólnej.

d) Rekomendacje dla Operatora Programu
Jest to ostatni etap, w który zaangażowani są eksperci. Etap ten pozawala ekspertom na sformułowanie rekomendacji dla Operatora Programu po dokonaniu przeglądu rezultatów oceny wspólnej.

Sprawy organizacyjne w związku ze specyfiką naboru  oraz  ilością  złozonych  wniosków są ustalane przez Operatora Programu w konsultacji z Komitetem Programu.

e) Rezultat rekomendacji
Rezultatem rekomendacji niezależnych ekspertów jest raport odnotowujący przede wszystkim:
–   raport   podsumowujący   ocenę   (ESR-
‘Evaluation Summary Report’) dla każdego
9

Regulacje w sprawie wdrażania Mechanizmu Finansowego EOG oraz Norweskiego Mechanizmu Finansowego na lata 2009-2014
Załącznik 12 - Zasady ustanawiania i wdrażania programów partnerskich z Darczyńcami w ramach obszaru programowego „Badania w
ramach obszarów priorytetowych” i „Dwustronna współpraca badawcza”

wniosku, z uwzględnieniem komentarzy i punktacji.  Gdzie  jest  to  konieczne, wszelkie kwestie etyczne oraz kwestie bezpieczeństwa są raportowane;
– lista wniosków, które osiągnęły progowe ilości  punktów  wraz  z  ostateczną punktacją każdego wniosku przekraczającego próg oraz rekomendacje panelu na temat kolejności wniosków na liście;
– lista ocenionych wniosków, które nie osiągnęły jednej lub więcej wartości progowych;
–       lista      wniosków      uznanych      za
niekwalifikowalne podczas procesu oceniania; oraz
– podsumowanie wszelkich innych rekomendacji niezależnych ekspertów.

3.5.7   Informacja zwrotna dla wnioskodawców

Operator Programu przesyła wnioskodawcy list (zawierający informacje wstępne) w wersji elektronicznej wraz z ESR dla każdego ocenionego wniosku. List oraz ESR mogą być również przesłane w wersji papierowej. Przewodnik dla Wnioskodawców określi prognozowaną datę przesłania tych listów.

Operator Programu nie zmieni raportów ESR, które składają się na raport panelu, z wyjątkiem sytuacji, kiedy  zmiany  są  konieczne  do  ulepszenia czytelności lub, w wyjątkowych przypadkach, aby usunąć błędy rzeczowe lub niewłaściwe komentarze, które nie zostały zauważone podczas wcześniejszej weryfikacji raportów. Punktacja nie będzie zmieniona pod żadnym warunkiem.

W przypadku wniosków odrzuconych z powodu nie osiągnięcia wartości progowej, w ESR uzupełnia się komentarze dla kryteriów oceniania tylko do momentu nie osiągnięcia wartości progowej.

Wnioskodawcy, których wnioski zostały uznane za niekwalifikowalne będą poinformowani na jakiej podstawie taka decyzja została podjęta.

3.6  Podsumowanie rezultatów oceny

Na tym etapie pracownicy Operatora Programu przeprowadzają przegląd rezultatów oceny ekspertów, oraz sporządzają własną ocenę wniosków,  w  szczególności  przegląd  pod  kątem

wkładu finansowego Operatora Programu, bazując na poradzie tychże ekspertów.

3.6.1   Lista rankingowa Operatora Programu

Wnioski są klasyfikowane na liście rankingowej na podstawie rezultatów oceny. Decyzje w sprawie finansowania są podejmowane na podstawie tego rankingu.

Operator Programu sporządza na podstawie rezultatów oceny ekspertów ostateczną listę wniosków, spośród tych, które osiągnęły wartości progowe,  i  które  mogą  otrzymać  finansowanie. Pod uwagę brana jest otrzymana punktacja oraz wskazówki ekspertów. Rozważone również będą kwestie  takie  jak  dostępny  budżet,  cele strategiczne programu oraz ogólna równowaga pośród wniosków przewidzianych do finansowania. Sugerowana wysokość finansowania jest ustalona dla każdego z tych wniosków.

Komitet Programu otrzymuje listę wniosków, które Operator Programu zamierza wybrać do finansowania, z uwzględnieniem sugerowanego wkładu finansowego Operatora Programu dla każdego wniosku. Istnieje możliwość stworzenia listy rezerwowej.

Bazując na poradach ekspertów, Operator Programu powinien odnieść się do wszelkich aspektów, które powinny być zmodyfikowane podczas negocjacji. Może to dotyczyć specjalnych warunków w sprawie łączenia wniosków lub finansowania warunkowego sugerowanego przez ekspertów.

3.6.2   Lista rezerwowa Operatora Programu

Określona liczba wniosków może być wskazana na liście rezerwiej na wypadki takie jak fiasko negocjacji w sprawie projektów, wycofanie wniosków, ustalone podczas negocjacji oszczędności budżetowe w projektach lub dostępność dodatkowych środków finansowych z innych źródeł.

3.6.3   Decyzje     negatywne,      podjęte     przez
Operatora Programu

Operator Programu podejmuje formalną decyzję o odrzuceniu tych wniosków, które zostały uznane za niekwalifikowalne,   nie    osiągnęły    wymaganych

10

Regulacje w sprawie wdrażania Mechanizmu Finansowego EOG oraz Norweskiego Mechanizmu Finansowego na lata 2009-2014
Załącznik 12 - Zasady ustanawiania i wdrażania programów partnerskich z Darczyńcami w ramach obszaru programowego „Badania w
ramach obszarów priorytetowych” i „Dwustronna współpraca badawcza”

wartości progowych kryteriów oceny oraz wniosków,  które  ze  względu  na  pozycję rankingową i ograniczoną dostępność środków nie mogą być finansowane.

Po podjęciu decyzji o odrzuceniu, wnioskodawca, którego  wniosek  został  odrzucony jest informowany na piśmie o decyzji Operatora Programu. List ten zawiera również wyjaśnienia na temat powodów odrzucenia wniosku.

4.    Negocjacje i przyznawanie finansowania

4.1  Negocjowanie wniosków

Wnioskodwcy, których wnioski nie zostały odrzucone,  i  dla  których  finansowanie  jest dostępne są zapraszani do rozpoczęcia negocjacji.

Poza kwestiami poruszonymi w ESR, wnioskodawcy mogą być proszeni o dostarczenie dodatkowych informacji o charakterze administracyjnym, prawnym, technicznym i finansowym wymaganych do przygotowania umowy w sprawie projektu. Operator  Programu  może  wnioskować o dokonanie zmian, takich jak modyfikacje budżetu, zgodnie  z  mandatem negocjacyjnym wspomnianym wyżej. Operator Programu uzasadni wszelkie wnioskowane przez niego zmiany.

Aspekty finansowe dotyczyć będą określenia wkładu finansowego do wyznaczonego maksimum, wysokości zaliczki, przewidywanego podziału budżetu i wsparcia finansowego   na działania i uczestnika oraz ocenienia możliwości finansowych Beneficjenta  i  innych  uczestników,  jeśli  istnieje taka potrzeba.

Środki finansowe nie mogą być przyznane potencjalnym uczestnikom, którzy podczas procedury przyznawania finansowania znajdują się w jednej z następujących sytuacji (odnoszącej się na przykład do bankructwa, skazania, poważnego naruszenia  etyki  zawodowej,  zalegania  ze składkami na ubezpieczenie społeczne, innych nielegalnych działań, wcześniejszego złamania warunków umowy, konfliktu interesów, wprowadzenia w błąd).

Dofinansowanie nie może być przyznane potencjalnym uczestnikom, którzy dopuścili się nieprawidłowości we wdrażaniu innych działań finansowanych ze środków Unii Europejskiej lub z

wkładu  finansowego udostępnionego przez  kraje
EFTA w związku z Umową o utworzeniu EOG.

Wnioski, które naruszają podstawowe zasady etyczne, lub które nie spełniają warunków określonych w dokumentacji programowej lub w ogłoszeniu o naborze nie będą wybrane do finansowania. Wszelkie ustalenia w związku z łączeniem projektów są również podejmowane na tym etapie. Jeśli jest to konieczne, kwestie etyczne są poruszane i precyzowane.

Jeśli okaże się, że niemożliwym jest osiągnięcie kompromisu z Beneficjentem przed upływem uzasadnionego terminu, który może być nałożony przez Operatora Programu, negocjacje mogą być przerwane, a wniosek odrzucony     decyzją Operatora Programu.

Operator Programu może przerwać negocjacje jeśli Beneficjent wyrazi chęć modyfikacji projektu pod względem jego celów, profilu naukowego i technologicznego, kompozycji partnerstwa lub inny aspektów w stopniu, w którym wniosek ten staje się znacząco różny od wniosku podlegającego wcześniejszej ocenie, lub w sposób niezgodny z mandatem negocjacyjnym.

Negocjacje wniosków z listy rezerwowej mogą się rozpocząć jeśli wiadome jest, że wystarczające środki są dostępne do sfinansowania jednego lub więcej projektów z listy.

4.2  Przyznanie dofinansowania

Jeśli negocjacje zakończyły się sukcesem (tj. kiedy szczegóły umowy o dofinansowanie    zostały ustalone z wnioskodawcami oraz dokonano wszystkich niezbędnych przeglądów), Operator Programu dokańcza swoje wewnętrzne procedury finansowe i prawne, procedurę konsultacji z komitetem programu, oraz przyjmuje decyzję o wyborze. W momencie gdy decyzja ta została przyjęta, dofinansowanie zostaje przyznane za podpisaniem formalnej umowy o dofinansowanie projektu pomiędzy Operatorem Programu i Beneficjentem.

4.3  Wsparcie i zapytania

Wnioskodawcy uzyskają wyjaśnienie jak i gdzie mogą szukać wsparcia i informacji dotyczących naboru wniosków oraz następujących procedur w
11

Regulacje w sprawie wdrażania Mechanizmu Finansowego EOG oraz Norweskiego Mechanizmu Finansowego na lata 2009-2014
Załącznik 12 - Zasady ustanawiania i wdrażania programów partnerskich z Darczyńcami w ramach obszaru programowego „Badania w
ramach obszarów priorytetowych” i „Dwustronna współpraca badawcza”

Przewodniku dla Wnioskodawców   oraz  w treści danego naboru. Dane kontaktowe zostaną udostępnione.

5.    Wymagania   związane   z   raportowaniem   i płatnościami

5.1  Raportowanie     przez     Beneficjentów     do
Operatora Programu

Beneficjent przedkłada Operatorowi Programu okresowe oraz raporty końcowe, umożliwiając tym samym Operatorowi Programu wypełnianie jego obowiązków związanych z raportowaniem.

Beneficjenci   przedkładają   następujące   raporty
Operatorowi Programu:

- roczny raport z postępu naukowego i okresowy raport z postępu finansowego    w zakresie współpracy badawczej w poprzednim roku; oraz

- wspólny końcowy raport z projektu po jego zamknięciu.

Operator Programu ocenia raporty oraz efekty prac zgodnie z umową w sprawie projektu. Operator Programu może podjąć się tego zadania we wsparciu niezależnych ekspertów przeprowadzając techniczne przeglądy projektu.

Operator  Programu  zapewnia,  że  zaliczka, okresowe płatności w ujęciu rocznym oraz płatność salda końcowego są przekazane Beneficjentowi w odpowiednim czasie.

Zaliczka oraz roczne płatności okresowe mają na celu zagwarantowanie płynności finansowej partnerów projektu w trakcie jego trwania. Poziom zaliczki jest określony w umowie w sprawie programu oraz umowie w sprawie projektu.

Operator Programu przekazuje płatności Beneficjentowi w  ciągu  15  dni  po  zatwierdzeniu raportów oraz wyników prac przez Operatora Programu. Beneficjent zapewnia, że wszelkie właściwe  płatności  są   przekazane  innym partnerom projektu bez uzasadnionego opóźnienia i nie później niż 15 dni od dnia, kiedy Beneficjent otrzymał płatność od Operatora Programu.

5.1.1   Raportowanie okresowe

Podczas trwania projektu, Beneficjent przedkłada roczny  raport  okresowy  w  przeciągu  60  dni  od

zakończenia każdego okresu sprawozdawczego określonego w umowie w sprawie projektu.

Na raport okresowy składają się:

a) Przegląd zawierający nadające się do publikacji podsumowanie postępu prac podejmowanych dla osiągania celów projektu, z uwzględnieniem kluczowych osiągnięć   oraz   osiągniętych   rezultatów prac określonych w umowie w sprawie projektu. Raport ten powinien opisywać rozbieżności pomiędzy pracami zaplanowanymi w umowie w sprawie projektu i pracami rzeczywiście wykonanymi.

b) wyjaśnienie na temat wykorzystania środków; oraz

c) oświadczenie finansowe od każdego Beneficjenta wraz z podsumowujacym raportem finansowym konsolidujacym finansowanie wnioskowane przez Beneficjenta i wszystkich partnerów projektu w zagregowanej formie. Oświadczenie finansowe powinny być udokumentowane  dowodami  wydatków w  zależności od  wymogów (zob. Artykuł
5.3).

5.1.2   Raportowanie końcowe

Beneficjent  przedkłada  raport  końcowy  w przeciągu  60  dni  od  zakończenia  projektu.  Na raport końcowy składają się:
a)  nadający  się  do  publikacji  końcowy
raport podsumowujący rezultaty, wnioski oraz społeczno-ekonomiczny wpływ projektu;
b)  raport  na  temat  szerszych  implikacji
społecznych projektu w formie kwestionariusza, z  uwzględnieniem działań  na  rzecz  równouprawnienia płci, kwestii etycznych, działań w zakresie zaangażowania innych podmiotów oraz w zakresie podnoszenia świadomości, jak również plan zastosowania i rozpowszechniania rezultatów (‘foreground’); oraz
c)  rozdysponowanie wsparcia finansowego pomiędzy Beneficjentem i partnerami projektu.

12

Regulacje w sprawie wdrażania Mechanizmu Finansowego EOG oraz Norweskiego Mechanizmu Finansowego na lata 2009-2014
Załącznik 12 - Zasady ustanawiania i wdrażania programów partnerskich z Darczyńcami w ramach obszaru programowego „Badania w
ramach obszarów priorytetowych” i „Dwustronna współpraca badawcza”

5.1.3   Raportowanie publikacji naukowych

Podczas trwania oraz po zakończeniu projektu, Beneficjent dostarcza streszczenie oraz referencje do wszystkich publikacji naukowych w związku z rezultatami projektu (‘foreground’) nie później niż
60 dni od daty publikacji.

Od Beneficjenta wymagane będzie przedłożenie pełnej listy publikacji związanych z rezultatami projektu (‘foreground’) jako część raportu końcowego z projektu.

Wszystkie publikacje zawierają następujące oswiadczenie, które wskazuje, że dany rezultat (‘foreground’) został wygenerowany ze wsparciem pomocy finansowej z Mechanizmu Finansowego EOG/Norweskiego Mechanizmu Finansowego:

„Badania naukowe prowadzące do osiągnięcia niniejszych rezultatów otrzymały finansowanie z [Mechanizmu Finansowego EOG/Norweskiego Mechanizmu Finansowego na  lata  2009-2014] w ramach umowy w sprawie projektu n° [xxxxxx].”

5.1.4   Format          raportów          i          warunki przekazywania

Beneficjent przekaże raporty oraz wyniki prac Operatorowi Programu środkami przekazu elektronicznego. Jakość raportów przedłożonych Operatorowi Programu pozwala na bezpośrednią publikację wyznaczonych części  bez  konieczności dodatkowego edytowania.

5.2  Raportowanie przez Operatora Programu do
KMF/NMFA

Płatności do programów przyjmują formę zaliczek, płatności okresowych oraz płatności salda końcowego.

Zaliczki są częścią programu niezbędną do pokrycia uzasadnionych, przewidywanych wydatków programu w okresie rozpoczynającym się zgodnie z postanowieniami umowy w sprawie programu do początku pierwszego okresu sprawozdawczego pokrywanego przez płatność okresową. Nie istnieją oddzielne obowiązki sprawozdawcze związane z zaliczką, która jest zatwierdzona jako część umowy w sprawie programu.

5.2.1   Płatności       okresowe       i       deklaracja rzeczywiście poniesionych wydatków

Okres sprawozdawczy dla programów partnerskich z Darczyńcami w obszarze programowym „Badania w      ramach      obszarów      priorytetowych”      i
„Dwustronna współpraca badawcza”, rozpoczętych zgodnie z Artykułem 3.2 Regulacji rozpoczyna się
1 stycznia  i  trwa  do  31  grudnia  w  każdym  roku kalendarzowym. Zamiast 1 stycznia, pierwszy okres sprawozdawczy rozpoczyna się z datą rozpoczęcia programu. Ostatni okres sprawozdawczy, zamiast
31 grudnia, kończy się z datą zakończenia programu.

Płatności okresowe są wypłacane na podstawie okresowych raportów finansowych przedłożonych przez Operatora Programu w formie określonej przez KMF/NMFA (zob. Dodatek 1 do niniejszego Załącznika).

Okresowe raporty finansowe zawierają:
(a) deklarację   rzeczywiście   poniesionych wydatków podczas okresu sprawozdawczego przed 31 października; oraz
(b) deklarację sugerowanych wydatków w okresie sprawozdawczym następującym bezpośrednio po dacie płatności.

Z założenia, płatności okresowe składają się z wydatków sugerowanych na nadchodzący okres sprawozdawczy z odjęciem różnicy pomiędzy planowanymi wydatkami w bieżącym okresie sprawozdawczym  a  rzeczywistymi  wydatkami  w tym okresie sprawozdawczym do 31 października włącznie, biorąc pod uwagę wszelkie uzasadnione, niezaplanowane wydatki w okresie sprawozdawczym, w którym okresowy raport finansowy jest przedkładany, oraz zwracając uwagę na planowane wydatki dla pozostałej części okresu sprawozdawczego w momencie raportowania. KMF/NMFA mogą zmodyfikować wysokość płatności okresowej jeżeli sugerowane wydatki są uznane za nieuzasadnione. KMF/NMFA niezwłocznie dostarcza  KPK/Instytucji Certyfikującej oraz Operatorowi Programu wyjaśnień w związku z modyfikacją.

W momencie dostarczenia okresowego raportu finansowego, KMF/NMFA weryfikuje, czy raport został złożony w odpowiedniej formie oraz czy warunki płatności zostały spełnione. W przypadku niepomyślnej weryfikacji, KMF/NMFA, KPK oraz Operator  Programu  ściśle  współpracują  w  celu
13

Regulacje w sprawie wdrażania Mechanizmu Finansowego EOG oraz Norweskiego Mechanizmu Finansowego na lata 2009-2014
Załącznik 12 - Zasady ustanawiania i wdrażania programów partnerskich z Darczyńcami w ramach obszaru programowego „Badania w
ramach obszarów priorytetowych” i „Dwustronna współpraca badawcza”

naprawienia niedociągnięć. KMF/NMFA może warunkowo wstrzymać płatności okresowe do momentu naprawienia niedociągnięć. Po otrzymaniu wszystkich niezbędnych informacji oraz pomyślnej weryfikacji okresowego raportu finansowego, KMF/NMFA przekazuje należną płatność  w  pierwszym  możliwym  terminie płatności, lub kiedy uzna to za niezbędne, chyba że zadecyduje o użyciu środków naprawczych opisanych w rozdziale 12 Regulacji.

Okresowe raporty finansowe są dostarczone przed lub w dniu 15 listopada każdego roku. Jeżeli wszystkie warunki płatności zostały spełnione, KMF/NMFA przekazuje płatności okresowe 15 grudnia. W przypadku gdy data płatności przypada na  weekend  lub  zbiega  się  ze  świętem państwowym krajów  EFTA,  płatność  jest przekazana w następnym dniu roboczym w krajach EFTA. Płatność na podstawie opóźnionego okresowego raportu finansowego nie będzie należna w początkowo przewidzianym terminie.

5.2.2   Raportowanie  rzeczywiście  poniesionych wydatków

Operator Programu przedkłada KMF/NMFA raport z rzeczywiście poniesionych wydatków w okresie sprawozdawczym. Termin złożenia raportu to 15 marca roku następującego po okresie sprawozdawczym. Raport jest poświadczony przez Instytucję  Certyfikującą  zgodnie  z  Artykułem  4.5
Regulacji, oraz zatwierdzony przez KMF/NMFA.

Płatności na rzecz rzeczywiście poniesionych wydatków są wypłacane na podstawie raportu finansowego przedłożonego przez Operatora Programu w formacie wymaganym przez KMF/NMFA (zob. Dodatek 2 do niniejszego Załącznika).

Rzeczywiście poniesione wydatki w ostatnim okresie sprawozdawczym są raportowane w końcowym raporcie z programu zgodnie z Artykułem 5.13 Regulacji.

5.2.3   Płatność salda końcowego

Saldo końcowe to:
(a)   całkowite zaraportowane, kwalifikowalne
wydatki   programu,   z    uwzględnieniem wcześniejszych refundacji kosztów,
(b)  pomniejszone o następujące kwoty:
(i)     całkowita    wartość    zaliczek    oraz
płatności  okresowych  przekazanych przez KMF/NMFA na rzecz programu;

(ii)  wszelkie    współfinansowanie   ze źródeł innych niż Mechanizm Finansowy EOG lub Norweski Mechanizm Finansowy na lata 2009-
2014;
(iii) suma odsetek skumulowanych do momentu przedłożenia końcowego raporty z programu, które nie zostały zwrócone KMF/NMFA; oraz
(iv)   wszelkie           środki           zwrócone
Operatorowi Programu przez Beneficjentów i nie przekazane na inne projekty lub nie zwrócone KMF/NMFA.

Saldo końcowe pomnożone przez poziom finansowania programu  stanowi  udział Mechanizmy  Finansowego  na  lata  2009-2014  w tym saldzie.

Saldo końcowe jest obliczone i raportowane w załączniku finansowym do końcowego raportu z programu w formacie wymaganym przez KMF/NMFA (Dodatek do Załącznika 10).

Saldo końcowe płatne Operatorowi Programu jest przekazane przez KMF/NMFA nie później niż miesiąc po zatwierdzeniu końcowego raportu z programu przez KMF/NMFA.

Saldo  końcowe  płatne  do  KMF/NMFA  jest zwracane w tym samym terminie. Odsetki wygenerowane na koncie bankowym Operatora Programu pomiędzy terminem końcowego raportu z programu i datą zwrotu są wliczone w tenże zwrot.

5.3  Udokumentowanie wydatków

Koszta poniesione przez Operatorów Programu, Beneficjentów oraz partnerów projektu są udokumentowane fakturami potwierdzającymi odbiór należności, lub ewentualnie dokumentami księgowymi tej samej wagi.

W przypadku gdy działania są wdrażane w ramach procedur konkurencyjnego przetargu, płatności ze strony   Operatorów   Programów,   Beneficjentów oraz partnerów projektu są uzupełnione fakturami potwierdzającymi odbiór należności  na podstawie podpisanych umów. We wszystkich innych przypadkach, płatności ze strony Operatorów Programów,  Beneficjentów oraz  partnerów projektu  są  uzasadnione wydatkami rzeczywiście poniesionymi przez podmioty zaangażowane we wdrażanie projektu.

14

Regulacje w sprawie wdrażania Mechanizmu Finansowego EOG oraz Norweskiego Mechanizmu Finansowego na lata 2009-2014
Załącznik 12 - Zasady ustanawiania i wdrażania programów partnerskich z Darczyńcami w ramach obszaru programowego „Badania w
ramach obszarów priorytetowych” i „Dwustronna współpraca badawcza”

Poświadczenie niezależnego, certyfikowanego audytora, potwierdzające zgodność poniesionych kosztów z postanowieniami Regulacji, prawem krajowym oraz praktykami księgowymi właściwymi dla kraju partnera projektu jest traktowane jako wystarczające udokumentowanie wydatków poniesionych przez Beneficjenta lub partnera projektu, którego główna siedziba znajduje się w Państwie-Darczyńcy lub Państwie-Beneficjencie. Beneficjenci i partnerzy projektów wpisujący się w zakres niniejszego załącznika mogą zwrócić się do właściwej instytucji, która dostarczy dowody poniesienia wydatków (poświadczenie prawidłowości sprawozdania finansowego), jeśli właściwe władze krajowe umocowały tą instytucję do przeprowadzania audytu danej jednostki, oraz jeśli jej  niezależność, w  szczególności w  zakresie przygotowywania sprawozdań finansowych, może być zagwarantowana.

Ani Beneficjent, ani partner projektu nie przedkładają dowodów poniesienia wydatków w przypadku, gdy całkowita kwota dofinansowania przyznanego danemu Beneficjentowi lub partnerowi projektu w ramach programu jest mniejsza niż 375 000 EUR.

5.4 Pośrednie koszty projektu (koszty ogólne)

1. Koszty pośrednie to wszystkie kwalifikowalne koszty, które nie mogą być wskazane przez Beneficjenta lub partnera projektu jako bezpośrednio związane z projektem, ale które można wskazać i uzasadnić w ramach systemu rachunkowości jako poniesione bezpośrednio w związku  z  bezpośrednimi kosztami kwalifikowalnymi projektu. Nie mogą one obejmować żadnych bezpośrednich kosztów kwalifikowalnych.
Pośrednie koszty  projektu  reprezentują właściwą część kosztów ogólnych Beneficjenta lub partnera projektu. Można je wykazać stosując jedną z poniższych metod:
a) Beneficjenci i/lub partnerzy projektu, których dane   prawne  i   finansowe,   w   tym   ich   Model Kosztów Pośrednich (ICM), zostały zatwierdzone w Systemie Indywidualnej Rejestracji Europejskiego Programu Ramowego w zakresie badań, i  którzy otrzymali kod identyfikacyjny uczestnika (PIC), stosują  ten  sam  model  kosztów  pośrednich  w

odniesieniu do projektów objętych zakresem postanowień niniejszego załącznika.
b) Wszyscy inni Beneficjenci lub partnerzy projektu
wykazują swoje koszty pośrednie, stosując jedną z następujących metod:
(i) Na podstawie rzeczywistych kosztów pośrednich poniesionych przez tych Beneficjentów i partnerów projektu, którzy stosują system księgowości analitycznej do określania kosztów pośrednich wskazanych powyżej;
(ii) Beneficjent i partnerzy projektu mogą zdecydować się na ryczałt w wysokości do 20% całkowitych bezpośrednich kosztów kwalifikowalnych z wyłączeniem bezpośrednich kosztów kwalifikowalnych przeznaczonych na podwykonawstwo i kosztów zasobów udostępnionych przez strony trzecie, których nie wykorzystuje się na terenie Beneficjenta;
lub
(iii) Beneficjenci i partnerzy projektu będący podmiotami publicznymi niedziałającymi w celu osiągnięcia zysku, szkołami średnimi i uczelniami, instytucjami badawczymi oraz MŚP, które ze względu na brak rachunkowości analitycznej nie są w stanie określić z całą pewnością swoich rzeczywistych kosztów pośrednich związanych z projektem, mogą zdecydować się na ryczałt w wysokości   do   60%   całkowitych   bezpośrednich kosztów kwalifikowanych z wyłączeniem bezpośrednich kosztów przeznaczonych na podwykonawstwo i kosztów zasobów udostępnionych przez strony trzecie, których nie wykorzystuje się na terenie Beneficjenta.
2. Stosowanie zryczałtowanych stawek opisanych w ust. 1 lit. b) pkt (ii) lub ust. 1 lit. b) pkt (iii) nie podlega zatwierdzeniu w zakresie zastosowanej metody prowadzenia obliczeń.
3. Metodę określania kosztów pośrednich i ich maksymalnej   kwoty   ustala   się   w   umowie   w sprawie projektu. Metodę określania kosztów pośrednich przez  partnera  projektu  ustala  się  w umowie partnerskiej zawartej między Beneficjentem a partnerem projektu.
4. W wyjątkowych i należycie uzasadnionych przypadkach Operator  Programu  może  w  swojej propozycji programu zasugerować ograniczenie kwalifikowalności kosztów pośrednich. Takie ograniczenia, w przypadku ich zatwierdzenia przez KMF / NMFA, należy wyraźnie wskazać w umowie w sprawie programu.

15